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Ausgewählte Ausgabe: 10-2017 Ansicht: Modernes Layout
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Altsysteme mithilfe digitaler Roboter erneuern

Getreu dem Motto „Never change a running system“ nutzen Unternehmen nicht selten noch Software, die bereits in die Jahre gekommen ist. Tief integriert in die IT (Informationstechnologie)-Architektur und essenziell für die Unternehmensprozesse, funktionieren sie zwar meist tadellos, lassen sich jedoch nur schwierig mit modernen ERP (Enterprise Resource Planning)-Systemen sowie anderen IT-Applikationen verknüpfen – und wenn doch, dann oft nur mit hohen Integrationskosten und der Gefahr einer fehleranfälligen Performance. RPA (Robotic Process Automation) bietet in diesem Umfeld mithilfe „digitaler Roboter“ einen risiko- und kostenarmen Weg, Altsysteme mit modernen Anwendungen zu verbinden.


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Bild 1.
Ältere Software-Systeme verrichten zwar oft noch zuverlässig ihren Dienst, sind jedoch häufig benutzerunfreundlich und lassen sich nur schwierig aktuellen Prozessen anpassen.

In vielen Unternehmen sind Software-Systeme im Einsatz, deren Ursprung im letzten Jahrhundert liegen. Typischerweise handelt es sich um essenzielle Anwendungen, die tief in die Geschäftsprozesse integriert und eng mit dem Unternehmen verwachsen sind, etwa Systeme für den Finanz- oder Buchhaltungsbereich. Immer mal wieder leicht angepasst, erfüllen sie nach wie vor gänzlich die Anforderungen des Unternehmens. Damit punkten sie – und darum sind sie immer noch im Einsatz. Der Nachteil ist hingegen, dass immer wieder neue Prozesse IT-Unterstützung benötigen. Um heutzutage konkurrenzfähig zu agieren, muss beispielsweise der Vertrieb über mobile Lösungen direkt auf Daten aus den Kernanwendungen der IT zugreifen können. Allerdings ist die Realisierung geänderter oder zusätzlicher Prozesse mit den Altsystemen in aller Regel zu umständlich, zu teuer und bisweilen sogar gar nicht mehr möglich, Bild 1.
Der Aufwand, um Altsysteme mit neuerer Software (zum Beispiel modernen ERP-Programmen) zu integrieren, ist deswegen häufig zu aufwendig oder wirtschaftlich nicht vertretbar. Bisher war die einzige Möglichkeit zur Integration in Prozesse oft eine manuelle – und zwar mit einem Mitarbeiter als biometrische Schnittstelle, der Daten von einem System ins andere kopiert. Hinzu kommt, dass die Oberflächen solcher traditionellen Systeme meist wenig benutzerfreundlich sind. „Die Altsysteme verlangen oft komplizierte Tastenkombinationen, damit sie die gesuchten Informationen liefern“, weiß Lars Matschenz, Manager Sales des Reutlinger Software-Unternehmens Almato. „Das Ganze ist extrem aufwendig, benutzungsunfreundlich und mit dem Menschen als Schnittstelle fehleranfällig.“

Höhere Benutzerfreundlichkeit, schnellere Prozesse

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Bild 2.
Die manuelle Anpassung der Software ist wirtschaftlich oft nicht vertretbar – „Robotic Process Automation“ (RPA) kann für diese Aufgabe die geeignete Lösung sein.

Deutlich effizienter würde das Verknüpfen zwischen Alt und Neu laufen, bliebe der Prozess digital. Eine Möglichkeit bietet hier Robotic Process Automation, kurz RPA. Die Technologie bietet eine innovative Alternative für die Einbindung von Alt-Software an neue Systeme oder Komponenten. RPA bezeichnet die vollautomatisierte Bearbeitung von strukturierten Arbeitsprozessen durch Software, die digitalen Roboter. „Diese Roboter arbeiten wie ein Mensch am Frontend, Bild 2, nur eben viel schneller und präziser“, so Matschenz. „Wenn das alte System also über spezielle Tastenkombinationen zu bedienen ist, um bestimmte Daten zu erhalten, wird diese Tastenkombination dem Roboter einprogrammiert, sodass er selbsttätig an die Informationen kommt.“
Dem Nutzer bleibt damit die schwierige Navigation dieser Systeme erspart, denn RPA zieht sich automatisch die Daten aus den Altsystemen, überträgt sie in neue Programme und umgekehrt. Die Usability erhöht sich deutlich, gleichzeitig werden Prozesse effizienter. Während eine solche Integration mit herkömmlichen Methoden bislang aufwendig war und hohe Kosten verursachte, erledigen die digitalen Roboter schnell und preisgünstig ihren Job beim Auslesen sowie „copy & paste“ der Daten zwischen Alt- und Neu-Systemen. Der Prozess bleibt digital, ohne menschliche Schnittstelle, die aus Versehen Fehler einbaut. Die Roboter sind dabei weitaus mehr als eine reine Datenschnittstelle: Auch Prüfroutinen, Prüfprozesse und Entscheidungslogiken können dem Roboter einprogrammiert werden, die er dann sowohl mit den Alt- als auch mit den Neu-Systemen erledigen kann.

Risiko- & Kostenreduktion mit RPA

Zudem bietet RPA weitere Vorteile: Um Risiko und Kosten möglichst gering zu halten, gilt als wichtige Regel bei der Integration von Altsystemen mit neuer Software, so wenig wie möglich in die bestehenden Systeme einzugreifen. Genau das schaffen die digitalen Roboter, indem sie als Interface zwischen Alt und Neu fungieren und damit bestehende Software ohne Integration mit modernen Anwendungen verknüpfen. Ein weiterer Nutzen ist, dass alle Schritte vom Roboter lückenlos protokolliert werden. Compliance-Regeln lassen sich so mühelos einhalten. Digitale Roboter können also eine kosten- und risikoeffiziente Lösung sein, um eine effektive und moderne Software-Architektur zu erhalten – bei nur geringen Änderungen der bewährten Altsysteme.

Autoren

Dipl.-Des. Eva Günzler

arbeitet als freie Fachjournalistin in Hamburg.

 Sara Gebhardt

Marketing Managerin bei Almato in Reutlingen.

Prozesse...

... optimieren und automatisieren

Das 2002 gegründete Unternehmen bietet „intelligente“ und integrierte Software-Lösungen für die  Automatisierung  von  Geschäftsprozessen  und  das  Qualitätsmanagement.  Die  baden-württembergischen Spezialisten zählen bei Robotic Process Automation (RPA) und Real Time Interaction  Management  (RTIM)  zu  den  Pionieren  auf  dem  Gebiet  voll-  sowie  teilautomatisierter Prozesse  in  Deutschland.  Zudem  werden  Tools  angeboten,  mit  denen  sich  Analysen,  Reports und  Trainings realisieren lassen.
Almato GmbH, Obere Wässere 9, 72764 Reutlingen, Tel. 07121 / 14787-0, Fax -80,
E-Mail: info@almato.de, Internet: www.almato.de

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